ZARZĄDZANIE CZASEM – KLUCZOWA UMIEJĘTNOŚĆ MENADŻERA

DZIEŃ 1

8:45 – 9:00 – rejestracja uczestników

9:00 – 10:30
1. Czy warto oszczędzać czas i zarządzać nim? Definicja i główne tezy –   ustalenie terminów i wprowadzenie w temat.
2. Aktualnie stosowany przeze mnie system planowania i zarządzania czasem, jego mocne i słabe strony.
3. Indywidualne predyspozycje – osobowość i temperament – a efektywność w planowaniu, samoorganizacji i zarządzaniu sobą w czasie.
4. Autoanaliza mojego stylu planowania i zarządzania czasem.

Ćwiczenia indywidualne, autoanaliza uczestników i  dyskusja interaktywna.

10:30 – 10:45 Przerwa kawowa

10:45 – 13:00
5. Podstawowe zasady i reguły zarządzania czasem i planowania i ich praktyczne wykorzystanie:
- zasada Pareto
- prawo Parkinsona
- reguła 60/40
6. Stawianie celów – metody planowania:
A. Perspektywa czasowa (planowanie długo-, średnio- i krótkoterminowe). Daleka perspektywa czasowa planowania – Misja, System Wartości, Wizja i plany długoterminowe.
B. Zasady planowania.
C. Strategia planowania.
7. Ustalanie priorytetów – warunek niezbędny skuteczności w planowaniu i zarządzaniu:
- sposoby ustalania priorytetów (ważne/pilne, metoda ABC i metoda Eisenhowera),
- ustalanie priorytetów jako sposób myślenia zapewniający skuteczność w działaniu.

Interaktywny wykład, ćwiczenia indywidualne i miniprezentacje uczestników.

13:00 – 14:00 Obiad

14:00 – 15:30
8. W jakim stopniu ja zarządzam sobą w czasie a w jakim rzeczywistość (zadania, sprawy itd.) kieruje mną samym – analiza osobistych aktywności i zawodowych.
9. Jak minimalizować wpływ zewnętrzny spraw na rytm pracy (zadania kryzysowe – pilne i ważne), a jak zwiększać własną kontrolę nad sobą i pracę (zwiększać samosterowność).

Wykład i dyskusja.

15:30 – 15:45 przerwa kawowa

15:45 – 16:30
10. Preferowany przeze mnie styl kierowania ludźmi a moja efektywność w realizacja zadań. Delegowanie zadań – co, jak, dlaczego i komu delegować a czego nie delegować w ogóle.

Prezentacja i autanaliza uczestników, dyskusja. Interaktywne podsumowanie. Pytania sprawdzające.

DZIEŃ 2

9:00 – 10:30
1.    Organizacja pracy własnej:
A.    Moja krzywa wydajności.
B.    Czas dla siebie.
C.    Złodzieje czasu – analiza złodziei czasu: kto i co kradnie mi czas?
2.    Całościowe podejście do planowania i zarządzania czasem – zarządzanie sobą w czasie jako składowa filozofii życiowej osoby nastawionej na odnoszenie sukcesów – system wartości a cele, role społeczne i obszary aktywności życiowej a zachowanie równowagi pomiędzy pracą i sferą zawodową (work – life balans).
3.    Szczegółowa analiza aktywności sfery zawodowej uczestników:
- dokładny podział zadań i obowiązków jako warunek niezbędny efektywnego planowania (analiza opisów stanowisk)
- hierarchia ważności (priorytety) zadań i obowiązków a skuteczność w pracy
- zadania i czynności kluczowe.

Ćwiczenia indywidualne. Dyskusja i Wnioski.

10:30 – 10.45 Przerwa kawowa

10:45 – 13:00
4.    Graficzne systemy planowania i zarządzania czasem – kalendarze, planery, organizery. Na czym polega odpowiedni, czyli skuteczny, osobisty system planowania – Time/system jako efektywne i wydajne narzędzie do planowania i zarządzania sobą
A.    Chaos a porządek – ćwiczenie, czyli dlaczego takie narzędzia jak Time/system są przydatne.
B.    Zawartość systemu.
C.    Konstrukcja narzędzia.
D.    Data Bank serce narzędzia Time/system a Obszary aktywności Życiowych/Zawodowych.
E.    Poszczególne formularze systemu – kalendarium, zadania, zarządzanie projektem i inne.
F.    Efektywne planowanie, czyli cztery podstawowe perspektywy czasowe i wykorzystanie narzędzia Time/system – rok, miesiąc, tydzień, dzień.
G.    Synchronizacja narzędzia Time/system z elektronicznymi systemami planowania (MS Outlook i inne).
H.    Personalizacja narzędzia Time/system do osobistych potrzeb uczetników.

Interaktywna prezentacja.

13:00 - 14:00 Obiad

14:00 – 15:30
5.    Efektywne komunikowanie się i zachowanie asertywne i narzędzie zwiększające efektywność osobistą.
A.    Ochrona czasu najwyższej wagi.
B.    Czteropoziomowy model i komunikacji – czyli jak nie „popłynąć” na fali emocji oraz jak efektywnie i z ograniczoną empatią rozmawiać i słuchać innych.
C.    Model zachowań asertywnych i paraasertywnych w kontaktach z kolegami oraz przełożonymi.
6.    Wnioski indywidualne uczestników. Podsumowanie szkolenia

15:30 – 16:30 Egzamin